تکنیک و استراتژی 5S، یک روش برای ایجاد و برقراری نظام آراستگی در محیط کار است که توسط دانشمندان و روانشناسان ژاپنی بوجود آمد. نظام آراستگی 5s در کسب و کار، از پنج عنصر تشکیل شده است که شامل: تفکیک، ترتیب، تمیزی، انظباط و استانداردسازی هستند. این موارد به شما کمک می‌کنند تا در محیط کاری خود نظام آراستگی را ایجاد کنید و از فعالیت‌های خود در ساعات کاری، بهترین بهره‌وری را داشته باشید. در این مطلب از وبسایت تجارت آنلاین، به بررسی کامل نظام آراستگی 5s در کسب و کار خواهیم پرداخت.

نظام آراستگی 5s در کسب و کار چیست؟

پس از اتمام جنگ جهانی دوم، کمپانی تویوتا به دنبال روشی بود که بتواند اتلاف‌ها را از هر لحاظی در تاسیسات خود تا حد ممکن کاهش دهد. روشی که در این کمپانی ایجاد شد تا نظم و آراستگی را در محیط کار برقرار کند، به سیستم تولید کمپانی تویوتا معروف شد؛ اما توسعه و پیشرفت این سیستم تنها به این شرکت ختم نشد. شرکت‌های دیگر پس از اینکه موثر بودن این روش را مشاهده کردند، علاقمند شدند تا آن را به شیوه‌های خود گسترش دهند و به صورت وسیع از آن بهره‌مند شوند.

از این قرار شد که سیستم و نظام آراستگی کمپانی تویوتا فراتر از مرزهای ژاپن و حتی آسیا اوج گرفت و در نهایت به شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگی در اروپا رسید. پس از ایجاد برخی تغییرات و بهبود حالت اولیه این سیستم آراستگی محیط کار، تحت عنوان نظام آراستگی 5s در کسب و کار که امروزه نیز به این نام شناخته می‌شود، جزو یکی از استراتژی‌ها و تکنیک‌های اصولی برای بهبود وضعیت کاری افراد تبدیل شد.

هم اکنون، نظام آراستگی 5s در کسب و کار مجموعه‌ای بسیار اصولی است که برای ایجاد نظم و ترتیب در محیط کار کاربرد دارد. این اصول، هیچ ارتباطی به سمت و جایگاه افراد در یک مجموعه کاری ندارد و تمامی پرسونل موظف هستند تا از آن پیروی کنند. روش بکارگیری این تکنیک، به این شکل است که باید تمامی لوازم و موارد غیرضروری حذف شوند و همه چیز در سر جای استاندارد خود قرار گیرند. همچنین، برخی از استانداردهای شیوه نگه‌داری فضای محیط کار هستند که در دسته‌بندی نظام آراستگی 5s در کسب و کار قرار می‌گیرند. تمامی موردهایی که نام برده شدند، در نظام آراستگی 5s در کسب و کار بر آن‌ها تاکید می‌شود.

5 عنصر نظام آراستگی 5s در کسب و کار

عناصر اصلی در نظام آراستگی، شامل موارد به خصوصی هستند که در 5 کلمه خلاصه می‌شوند. این موارد به شرح زیر هستند:

1. سازمان‌دهی(Seiri)
2. نظم و ترتیب(Seiton)
3. پاکیزه‌سازی(Seiso)
4. استانداردسازی(Seiketsu)
5. حفظ و نگهداری(Shitsuke)

سازمان‌دهی(Seiri)

اولین مرحله از نظام آراستگی، سازمان‌دهی نام دارد که در زبان ژاپنی، تحت عنوان Seiri به کار برده می‌شود. این مرحله شامل سازمان‌دهی هر آن چیزی است که در محیط کار وجود دارد. همچنین در مرحله سازمان‌دهی، تشخیص اینکه وجود چیزی در محل کار لزوم دارد یا خیر، انجام می‌شود.

در سازمان‌دهی، تمرکز باید به صورت کامل بر مواردی باشد که ضرورت وجودشان در محیط کار ضروری است. در صورتی که وجود یک قطعه، تجهیزات، وسیله یا هر فرآیندی وجودش غیر ضروری باشد، در این مرحله باید و باید حذف شود تا نظم و ترتیب پایه‌ای در محیط کار ایجاد شود. شما می‌توانید این کار را با پرسیدن برخی سوالات برای خود آسان‌تر کنید. مضمون این سوالات می‌تواند به شکل زیر باشد:

• دلیل وجود این آیتم یا وسیله در محیط کاری چیست؟
• چه کسانی از آن آیتم به خصوص استفاده می‌کنند؟
• در چه شرایط و مواردی می‌توان از آن آیتم استفاده کرد؟
• آیا وجود و بودن این آیتم در فضای کار الزامی است؟
• آیا به پیشرفت و سهولت کارها کمک می‌کند یا سرعت کار را کاهش می‌دهد؟

زمانی که شما بتوانید جواب دقیق را برای تمامی این سوالات بیابید، می‌توانید مرحله سازمان‌دهی محیط کار را با موفقیت بگذرانید.

نظم و ترتیب(Seiton)

پس از اینکه سازمان‌دهی محیط کار انجام شد، تمامی اقلام اضافه حذف می‌شوند و هر آنچه که باید در سر جای خود قرار می‌گیرد. در این مرحله که تحت عنوان “نظم و ترتیب یا سیتون”، انجام می‌شود، در واقع تکمیل کننده مرحله قبل است. شما موظف هستید تا در این مرحله، هر آنچه که در محیط کاری باقی مانده است را به بهترین شکل مرتب کنید. تمامی ابزارها، تجهیزات، فرآیندها و غیره، باید در این مرحله بر سر جای خود قرار گیرند.

هدف نهایی که در این مرحله وجود دارد، این است که تا حد امکان از فضا و محیط کار استفاده شود بدون اینکه اتلاف و جا به جایی صورت گیرد یا زمانی صرف انتظار شود. ممکن است از خود بپرسید، اتلاف زمانی به چه علتی صورت می‌گیرد؟

در پاسخ به این سوال باید به شما بگوئیم که بیش از 20% از اتلاف وقت در محیط‌های کاری به دلیل جا به جایی‌هایی است که در بخش‌های مختلف یک مجموعه صورت می‌گیرد. برای ایجاد سهولت در این مرحله، شما می‌توانید دقیقا همانند مرحله قبل از خود سوالاتی را بپرسید. این سوالات می‌توانند به شرح زیر باشند:

• آیا کسی از این تجهیزات استفاده می‌کند؟
• چه کسی از این تجهیزات استفاده می‌کند؟
• چه زمانی از این تجهیزات استفاده می‌شود؟
• آیا جای بهتری برای قرار دادن این تجهیزات وجود دارد؟
• آیتم‌ها بر اساس چه دسته‌بندی چیده می‌شوند؟
• نیروهای انسانی مجموعه در این فضا چه مسیرهایی را طی می‌کنند؟

زمانی که بتوانید به این سوالات دقیق پاسخ دهید، می‌توانید تمام فضا و محیط کاری خود را سازمان‌دهی، مرتب و منظم کنید. این دو مرحله اول، جزو مهم‌ترین مراحلی هستند که ما به شما کمک می‌کنیم تا به بهترین شکل آن‌ها را انجام دهید.

پاکیزه‌سازی(Seiso)

“پاکیزه‌سازی یا سیسو”، شیوه به خصوصی در اجرا ندارد و می‌توانید به راحتی با راه‌اندازی یک کمپین، اینکار را انجام دهید. افرادی که عضو این کمپین هستند وظیفه دارند تا پاکیزه‌سازی و تمیزی محیط را بر عهده داشته باشند. این موارد می‌تواند شامل: جاروکشی، دستمال‌کشی، گردگیری، دورانداختن زباله‌ها یا وسیله‌های غیر ضروری باشد. به صورت کلی، تمیز کردن محیط کاری بر عهده این مرحله است؛ زیرا محیط تمیز برای کار کردن می‌تواند به روحیه‌دهی مثبت و حس خوب کارکنان آن مجموعه اضافه کند.

علاوه بر این امر، یکی دیگر از مواردی که می‌تواند بسیار موثر باشد این است که پاکیزه‌سازی تنها و تنها سبب تمیز و منظم شدن محیط نمی‌شود؛ بلکه شامل عوامل و فعالیت‌های پیشگیرانه نیز می‌باشد. بخش عمده‌ای از نگهداری محیط کسب و کار، اطمینان یافتن از این امر است که تجهیزات و ابزارهای لازمه آن حرفه به درستی کار می‌کنند. از این رو، یکی از عناصر مهم این مورد از نظام آراستگی 5s در کسب و کار این است که دائما قطعات فرسوده تجهیزات تعمیر و تعویض شوند و روغن‌کاری در قسمت‌های مورد نیاز انجام گیرد.

استانداردسازی(Seiketsu)

پس از اینکه به سازمان‌دهی و تمیز کردن محیط کسب و کار خود پرداختید، وقت آن فرا می‌رسد تا این فعالیت‌ها را در یک غالب استاندارد و چارچوب قرار دهید! به یاد داشته باشید که تمیزکاری و منظم سازی محیط کار، یک امر دائمی و مداوم است؛ بنابراین باید به یک روتین تبدیل گردد.

با توجه به این امر، مرحله “استانداردسازی” تعریف شد. هدف از تعریف این مرحله، آن است که روندهای استانداردسازی به صورت عملیاتی ایجاد گردند. به عنوان مثال؛ چک لیست‌ها و دستورالعمل‌های کاری می‌توانند نوعی از این استانداردسازی‌ها باشند.

حفظ و نگهداری(Shitsuke)

آخرین S تعریف شده در نظام آراستگی 5s در کسب و کار، “حفظ و نگهداری” یا “Shitsuke” نام دارد. هدف از انجام این مرحله، این است که کلیه مراحل توضیح داده شده در بخش‌های قبل به یک شیوه کاری دائمی تبدیل گردند. به بیان دیگر، هدف از حفظ و نگهداری این است که کلیه مراحل نظام آراستگی 5s در کسب و کار به یک امر پایدار بدل شوند.

یکی از مواردی که از انجام آن در مرحله حفظ و نگهداری اطمینان می‌یابند؛ این است که درگیر شدن مدیران، رهبران، کارمندان و تمامی نیروها در یک سازمان را بررسی می‌کنند. هیچکس از انجام این نظام آراستگی معاف نخواهد بود. در نهایت، می‌توان به این نکته اشاره کرد که؛ انجام شدن فعالیت‌ها و فرآیندهای نظام آراستگی 5s در کسب و کار و همینطور ادامه آن، پیش از هر چیز به مدیریت کسب و کار مربوطه ارتباط دارد.

جمع‌بندی

هدف کلی و اصلی نظام آراستگی 5s در کسب و کار به این صورت است که محیط کاری هر مجموعه یا شرکت، تا حد ممکن باید منظم و منطقی باشد و از آراستگی و ترتیب به خصوصی برخوردار باشد. در این تکنیک هرچیز غیرضروری و غیرلزومی باید حذف شود و همچنین هرچیزی که در محیط کاری قرار داشته باشد چه از لحاظ فیزیکی و تجهیزاتی و چه از لحاظ استراتژی، همه و همه باید در سر جای مخصوص خود قرار داشته باشند.

یکی دیگر از مزایای استفاده از تکنیک نظام آراستگی 5s در کسب و کار، این است که فرآیند مستمر را بهبود می‌بخشد. با توجه به اینکه نظام آراستگی فرآیندی مستمر و روزانه دارد، می‌تواند به افراد یک مجموعه کمک کند تا نظم و ترتیب را در زندگی روزمره خود نیز وارد کنند.

آموزش کامل گنج یابی در ایران (پکیچ دفینه و زیرخاکی مشک آبادی)

تمام اطلاعات و منابع مهم گنج یابی و دفینه یابی به زبان فارسی در این مجموعه موجود است. دانلود بزرگترین مجموعه آموزش کامل گنج یابی و نشانه های دفینه (پکیج دفینه و زیرخاکی مشک آبادی) مجموعه بزرگ و کم نظیر آموزش کامل گنج یابی در ایران، اولین کامل ترین پکیچ گنج یابی و نشانه های ...

دریافت فایل